Inventário de Estoque

O objetivo deste manual é orientar os usuários na realização de inventários de estoque através do sistema TASY. Ele detalha o processo completo, desde o acesso ao sistema até a atualização final dos saldos. Garantindo precisão nos registros de estoque, evitando discrepâncias e melhorando a gestão de suprimentos.

1. Processo de Inventário (Visão Geral)

Esta página apresenta uma visão geral do processo de inventário realizado por meio do sistema Tasy. Antes de iniciar as atividades, é essencial compreender o funcionamento do processo no sistema e definir previamente alguns pontos para garantir a eficiência na execução.

Os pontos que devem ser previamente definidos são:

Após a definição dos pontos acima, o processo de inventário seguirá o fluxo representado na figura abaixo. Os próximos tópicos deste documento trarão o detalhamento de cada etapa do processo.

 

2. Acessando a Função

Para a realização do Inventário deve ser utilizada a função Administração de Estoques através do perfil Inventário, conforme imagem abaixo:

A função Administração de Estoques será aberta na pasta Inventário, conforme imagem abaixo:

O painel superior exibe a lista de inventários cadastrados, identificados principalmente pelo número da Sequência, enquanto o painel inferior mostra os itens de contagem do inventário selecionado.

 

2.1 Cadastrar Inventário

1. Com a função Administração de Estoques aberta, na pasta Inventário, click no botão  Novo para o sistema gerar um inventário. A função deve ficar conforme a figura abaixo:

Atentar especialmente para os seguintes campos:

Veja a imagem abaixo para referência:

2. Clique no botão para concluir o processo de cadastro do inventário.

3. Definir Item(ns) a Inventariar

Com o registro de inventário salvo, a tela deve ficar como na figura abaixo:

Clique com o botão direito do mouse e selecione a opção Definir itens a inventariar (Ctrl + F7).

3. O Tasy abrirá um pop-up com o título Definir itens, contendo várias opções de filtros para que você defina quais itens devem entrar no inventário para contagem. Veja a imagem a seguir:

Será necessário informar os filtros para selecionar os itens que deverão ser contados no inventário. Por padrão, utiliza-se a opção Itens do relatório saldo de estoque (Tipo de relatório = Todos), para que o Tasy adicione ao inventário todos os itens que apresentaram movimentação de estoque.

Clique no botão  Ok  para que o Tasy gere os itens de acordo com os filtros selecionados. Caso a tela de confirmação abaixo seja exibida, clique em Sim:

O Tasy deverá adicionar os itens ao inventário, e a tela ficará semelhante à figura abaixo:

 

4. Bloquear Itens a Inventariar

O bloqueio dos itens é necessário para o início do processo de contagem. Essa ação impedirá qualquer movimentação de estoque para os itens selecionados durante a definição dos itens, no local de estoque vinculado ao inventário. Para realizar o bloqueio, clique com o botão direito do mouse e selecione a opção Bloquear itens a inventariar (Ctrl + F6).

O Tasy preencherá automaticamente o campo Bloqueio dos itens em com a data e hora em que o usuário realizou o bloqueio dos itens no local de estoque do inventário. A tela deverá se apresentar conforme a figura abaixo:

Neste ponto do inventário, já é possível iniciar a contagem dos itens.

5. Contar Itens (Conta todos os Itens)

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O processo de contagem pode ser realizado de duas formas: manual ou automatizada, por meio da bipagem do código de barras do lote fornecedor dos itens.

O ideal é que seja utilizada apenas uma dessas formas, a fim de evitar perda de informações, uma vez que um processo sobrescreve o outro.

Por isso, é fundamental que os responsáveis pelo inventário definam previamente qual método será adotado e utilizem apenas esse para lançar os dados no Tasy.

 

Nas próximas páginas serão apresentadas, de forma detalhada, cada forma de contagem:

 

5.1 Contagem Manual

 

Para inserir a quantidade contada manualmente no Tasy, o usuário deve ter em mãos todas as contagens já realizadas e concluídas, de preferência organizadas por código ou descrição dos itens. Somente após isso, deve-se DIGITAR MANUALMENTE NA COLUNA  “1ª CONTAGEM” os valores iniciais do inventário.

No modo Grid, a digitação pode ser feita diretamente nas células da tabela, sendo possível navegar entre as células dos itens utilizando as teclas de seta.

Durante a digitação, é importante que o usuário não fique com os olhos fixos apenas no teclado ou no relatório de contagem. ACOMPANHE SEMPRE A DIGITAÇÃO PELA TELA DO COMPUTADOR, garantindo que os dados estejam sendo inseridos corretamente.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Após a conclusão da digitação o inventário deve seguir para o processo Definir contagens do Inventário.

5.2 Contagem por Código de Barras - Sistema Tasy (Adm Estoques)

Para realizar a contagem por código de barras, o usuário deve clicar com o botão direito do mouse e selecionar a opção Inventário por barras (Ctrl + F12).

 

Será exibida uma mensagem de confirmação, clique em Sim para continuar. 

Aguarde a abertura da função Inventário por barras. Note a figura abaixo:

Dependendo da quantidade de itens no inventário, a exibição da tela pode levar alguns instantes.

A utilização da função é bastante simples: realize a leitura dos códigos de barras no campo Código. O sistema processará automaticamente a leitura e adicionará o item à contagem do inventário.

Para concluir o processo, após a bipagem dos itens, o usuário deve clicar no botão . O Tasy retornará à função Administração de Estoques, apresentando a contagem dos itens bipados.

Após a conclusão da contagem por código de barras, deve-se prosseguir para o processo Definir contagens do Inventário.

5.3 Contagem por Código de Barras - Ambiente PalmWeb

A contagem pelo ambiente PalmWeb pode ser acessada por meio de um navegador web. Para isso, acesse o endereço http://192.168.1.97/PalmWeb dentro da rede do ICC. A página de identificação do usuário será exibida, conforme a figura abaixo. Para entrar no sistema, informe o Usuário e a Senha, e clique no botão Entrar (as credenciais são as mesmas utilizadas no Tasy Desktop).

Por padrão, o sistema já é carregado diretamente no ambiente de inventário. No entanto, caso o PalmWeb seja aberto na tela de menu, clique na opção Inventário, conforme ilustrado na figura abaixo."

O ambiente para seleção de inventário será exibido conforme a imagem abaixo. Clique sobre o ícone  do inventário desejado para iniciar a contagem.

 

O ambiente para contagem deve abrir como a figura abaixo. No campo Qtd deve ser informada a quantidade contada para o item e no campo Cód. material deve ser utilizado para informar o código de barras do item.

Cada vez que o usuário informar aos campos Qtd e Cód. material, e solicitar o processamento da página, o sistema irá somar a quantidade informada à contagem do item no inventário.

Após a conclusão da contagem por barras deve-se seguir para o processo Definir contagens do Inventário.

 

 

 

 

6. Definir Contagens do Inventário

A definição do inventário é necessária para finalizar o processo de contagem e registrar as quantidades efetivas em estoque após a conclusão do inventário. Para que o Tasy possa processar o inventário, é essencial que todos os itens tenham informação na coluna 1ª contagem. No entanto, pode ocorrer de algum item não ser contado e, consequentemente, não terá registro nessa coluna. Nesses casos, considera-se que o saldo em estoque do item é zero.

Para resolver essa situação, no sistema Tasy, após a conclusão das contagens, o usuário deve:

  1. Clicar com o botão direito do mouse;
  2. Selecionar a opção Incluir zeros na contagem atual (Ctrl + Alt + Z).

Essa ação atribuirá o valor zero a todos os itens sem contagem registrada, garantindo que a coluna 1ª contagem seja preenchida para todos os itens. A imagem abaixo ilustra esse processo:

O próximo passo é a definição dessas contagens para o inventário. O usuário deve utilizar o botão direito do mouse e escolher a opção: Definir itens inventário > Todos itens (Ctrl + F1).

Se a quantidade de contagens definida no cadastro do inventário (campo Contagem) for igual a 1 (um), o Tasy irá considerar os valores da coluna 1ª contagem como definitivos e os registrará na coluna Inventário. Caso contrário, o sistema só definirá o inventário após as recontagens necessárias, informado no cadastro do inventário.

Após a conclusão do processo: Definir contagens do inventário, a gestão do estoque deve verificar se há divergências relevantes entre as quantidades inventariadas e os saldos em estoque.

7. Recontar Item(ns) Divergente(s)

A recontagem de itens dependerá da quantidade de contagens definida no processo Cadastrar Inventário. No campo Contagem, se o valor informado for maior que 1 (um), o Tasy permitirá a alteração da coluna de contagem. Para isso, utilize o botão direito do mouse e escolha a opção Alterar coluna da contagem, conforme mostrado na figura abaixo:

O Tasy abrirá uma janela pop-up com o título Contagem a definir. No campo Contagem, selecione a opção 2 – Recontagem:

O sistema irá alterar o campo Coluna Contagem para 2 – Recontagem, no cadastro do inventário. Nota imagem abaixo:

O processo de Recontagem é igual ao processo de Contar todos os itens (página 5), de forma manual ou por código de barras.

8. Analisar Recontagem

O processo de "Análise de Recontagem" é realizado pela Coordenação de Inventário, em conjunto com as áreas de Auditoria Contábil, Contabilidade e Gestão do local do estoque inventariado. A análise é conduzida com base no relatório CSUP 144 ICC – Inventário, disponível através da função Administração de Estoques no perfil de Inventário.

 

 

Normalmente, as quantidades das contagens são comparadas com os saldos de estoque, e as divergências são devidamente verificadas junto aos responsáveis pela contagem e aos gestores de estoque. Após a conclusão e as devidas análises das contagens e recontagens realizadas, segue-se para o processo de Aprovar inventário.

 

 

 

 

 

 

9. Aprovar Inventário

O objetivo desta etapa é confirmar a exatidão das contagens físicas realizadas, garantindo que os registros estejam corretos antes da efetivação no sistema. Uma vez validadas e aprovadas, essas quantidades serão consideradas como saldos definitivos de estoque.

Para aprovar o inventário, selecione a opção Aprovar inventário com o botão direito do mouse ou utilize o atalho (Ctrl + F4), conforme mostrado na imagem acima.

Essa operação só será concluída com sucesso se todos os itens tiverem a quantidade inventariada preenchida na coluna/campo Inventário. Caso contrário, a aprovação não poderá ser finalizada.

10. Atualizar Saldos de Estoque

Nesse processo as quantidades definidas como inventário serão levadas para o saldo de estoque. É nesse momento que o inventário é concluído e os itens inventariados são liberados para movimentação de estoque com os saldos devidos pelo inventário.

Para realizar a atualização deve-se escolher a opção Atualizar inventário (Ctrl + F3), imagem acima. Esta operação somente será habilitada se o processo Aprovar Inventário for realizado.