Balanço de Estoque – Guia Rápido (Vetor Farma)

Resumo: o balanço confere o estoque físico contra o estoque do sistema. O fluxo é: Agendar (opcional) → Abrir → Contar → Finalizar → Conferir divergências → Corrigir (se necessário). Todas as telas ficam em Estoque >> Balanço.

Fluxo em resumo

Etapa	Tela (Estoque >> Balanço >>)	Obrigatória?
1. Agendar	Cronograma de balanços	Não (recomendada)
2. Abrir	Abertura de balanços	Sim
3. Contar	Contagem de balanço (ou importar arquivo do coletor)	Sim
4. Finalizar	Abertura de balanços	Sim
5. Conferir divergências	Abertura de balanços (impressão)	Recomendada
6. Corrigir	Correção do balanço efetuado	Se houver erro

1. Agendar o balanço (opcional)

Para que serve: ao agendar, o sistema bloqueia compras, ressuprimento do depósito e transferências para a loja nos 2 dias anteriores à data do balanço (valor padrão), reduzindo a chegada de mercadoria no dia da contagem.

Caminho: Estoque >> Balanço >> Cronograma de balanços

Informe Data inicial e Data final (o botão ... abre o calendário).
Pressione F6 para montar o quadro com as filiais.
Clique na célula da data x filial desejada e escolha Programar o balanço. A célula ficará marcada com ✔ (agendado).
Pressione F2 e confirme Sim em "Deseja salvar o registro atual?".

Cancelar um agendamento: informe o período, pressione F6, clique na data agendada, escolha Cancelar programação de balanço (aparece ✖) e salve com F2 > Sim.

ℹ️ A quantidade de dias de bloqueio fica em Parâmetros por empresa >> aba Vetor Farma >> QTDE_DIAS_RESSUPRIMENTO_CRONOGRAMA_BALANCO (só altera quem tem permissão).

2. Abrir o balanço

Caminho: Estoque >> Balanço >> Abertura de balanços

Regras importantes

A data de abertura deve ser hoje ou anterior. Data futura cancela a abertura automaticamente.
O fechamento só é permitido no dia seguinte (a data é definida pelo sistema e não pode ser alterada). Não é possível abrir e fechar no mesmo dia.

Passo a passo

Abra a tela. Se aparecer "Abertura de balanço bloqueada", siga a seção Bloqueios na abertura antes de continuar.
Escolha o tipo de estoque (o padrão é Comercialização):
- Comercialização: estoque disponível para venda (o usado normalmente).
- Flutuante: estoque segregado (avariado ou vencido).
- Estoque em terceiros: produtos em posse de terceiros.
Confira a Data de início do balanço.
Clique em Filtrar produtos e selecione o que será contado.
- 👉 Recomendado: auditar todos os produtos. Em Árvore Mercadológica >> Linha, marque Marcar todos(as) e clique em Aplicar filtros.
- O botão passa a se chamar Filtrar Produtos (Filtrado).
Pressione F6 para listar os itens.
Pressione F2 e confirme Sim em "Confirma a gravação deste s dados?".
Ao aparecer "Transação efetuada com sucesso!", o balanço recebe um código e o status fica Em aberto.

💡 Só quer gerar a lista para o coletor, sem abrir o balanço? Marque Gerar arquivo sem balanço e gere o arquivo. Isso não abre o balanço.

Bloqueios na abertura do balanço

Se algum procedimento estiver pendente, a abertura é bloqueada e a tela lista o motivo. Resolva e abra a tela de balanço novamente: aparecerá "Abertura de balanço liberada" (basta fechar a janelinha e continuar).

Mensagem de bloqueio	O que significa	Como resolver
Filial com pendência de entrada (transferência) em aberto	Há notas fiscais ou transferências/requisições entre filiais ainda não dadas entrada.	Concluir a entrada em Estoque >> Pendência de entrada e Estoque >> Transferência de estoque >> Entrada. Para descartar saldo de requisição: Estoque >> Transferência de estoque >> Cancelar saldo de requisição.
Filial com pendência de saída em aberto	Existem pré-faturas sem nota fiscal emitida.	Em Estoque >> Pendência de saída, identificar as pendências e cancelar as que não serão faturadas (ou emitir a nota, se for o caso).
Filial com NF-e em contingência	Há notas com problema técnico de comunicação/processamento que impede a autorização.	Regularizar/autorizar as NF-e em contingência (ver artigo do processo na base de conhecimento Vetor).
Filial possui "X" nota(s) com check-in realizado pendente(s) de entrada	Notas que passaram pelo check-in, mas ainda não deram entrada.	Dar entrada nas notas indicadas (Estoque >> Pendência de entrada).

3. Contar os produtos

Pré-requisito: balanço aberto. Há dois jeitos de contar:

Opção A – Leitor de código de barras (contagem direta no sistema)

Caminho: Estoque >> Balanço >> Contagem de balanço

O código e a data do balanço aberto são carregados automaticamente. Escolha como o sistema vai registrar a leitura:

Opção	Quando usar
Acumular produto automático	Recomendada com leitor. Cada leitura (ou código digitado) soma 1 unidade.
Somar à quantidade da contagem	A quantidade digitada é somada ao que já foi contado.
Sobrepor quantidade da contagem	A quantidade digitada substitui a contada. Use para itens sem código de barras (ex.: blísteres), itens volumosos ou para corrigir uma contagem.

Campos: Código (código de barras ou interno) · Descrição · Qtd. Contagem (quantidade lida agora) · Contagem (total acumulado do item).

⚠️ Se a contagem for por linha de produtos, confirme no cadastro da linha que ela não está configurada para "não ser contabilizada".

Conferir o que foi contado: em Abertura de balanços, a coluna Contagem mostra o total contado e a coluna Inve fica marcada nos itens contados.

Opção B – Coletor de dados / empresa especializada (exportar e importar)

Caminho: Estoque >> Balanço >> Abertura de balanços

Exportar a lista para o coletor

Em Caminho do arquivo, confira o local/nome (padrão C:\BALANCO\INVENT.TXT; o botão ... permite trocar).
Escolha o Modelo do arquivo para geração (utilizamos: 9 - Padrão Vetor III).
Opcionais: Ordenar arquivo pelo EAN · Incluir no arquivo produtos inativos.
Clique em Gerar arquivo e importe o arquivo no coletor.

Importar o resultado da contagem

Salve no computador o arquivo gerado pelo coletor.
Em Modelo do arquivo, (utilizamos: 1 - Padrão Vetor) escolha o layout correspondente ao coletor:
Se houver mais de um arquivo, marque Múltiplos arquivos.
Clique em Localizar arquivo, selecione e abra. A importação é imediata e as quantidades aparecem na coluna Contagem.

⚠️ Se o sistema não encontrar um código de barras/código interno do arquivo, mostrará um alerta com o endereço do arquivo em vermelho. Abra o arquivo e verifique os códigos não encontrados.

4. Finalizar (fechar) o balanço

Caminho: Estoque >> Balanço >> Abertura de balanços

Só é possível a partir do dia seguinte à abertura. A finalização grava a contagem como estoque atual.

Confira a lista e a coluna Contagem.
(Opcional) Imprima o relatório: ícone da impressora na barra de atalhos > escolha Contagem, Recontagem, Resultado ou Análise do balanço em consulta dinâmica (Cubo) > Imprimir.
Marque Finalizar balanço atual.
Pressione F2 e confirme Sim em "Confirma a gravação destes dados?".
Clique OK em "Transação efetuada com sucesso!". O código do balanço aparece em Último balanço.

💡 Para consultar um balanço já fechado: digite o código no campo Balanço e pressione Enter.

Reabrir ou excluir ⚠️

Atenção: estas ações não podem ser desfeitas. Em caso de dúvida, acione o Suporte antes.

Reabrir balanço fechado (apenas o último): detalhe o balanço, pressione F5 e confirme. Ele volta para Em aberto.
Excluir balanço em aberto: detalhe o balanço, pressione F5 e confirme. Toda contagem registrada é apagada.

5. Relatório de divergências

Caminho: Estoque >> Balanço >> Abertura de balanços

No campo Balanço, informe o número do balanço e tecle Enter.
Clique no ícone da impressora.
Para a análise detalhada, selecione Resultado e, em Tipo de impressão, escolha Produtos com divergência (ou Todos os produtos).
Clique em Imprimir.

Como ler as colunas

Coluna	Significado
Qtde	Quantidade no estoque antes da contagem
Cont	Quantidade contada
Qt. Falta / Vlr. Falta	Quantidade e valor que faltaram
Qt. Sobra / Vlr. Sobra	Quantidade e valor que sobraram
Última cont.	Quantidade contada no balanço anterior

💡 A opção Análise do balanço em consulta dinâmica (Cubo) abre um relatório modular, em que é possível reorganizar os dados.

6. Corrigir um balanço já finalizado

Pré-requisito: o último balanço precisa estar Fechado. Caso contrário, aparece "Balanço em aberto, alteração não permitida" (clique em OK).

Caminho: Estoque >> Balanço >> Correção do balanço efetuado

Confirme a filial (sugere a de login; altere o código se necessário e tecle Enter).
Confirme o tipo de estoque (padrão Comercialização). Ajuste sempre o mesmo estoque que foi contado.
Informe o Código do produto e tecle Enter.
No campo Qt. Contagem, digite a quantidade correta. A Qt. Divergência é calculada automaticamente.
Preencha o Motivo da alteração (ajuda em consultas futuras).
Pressione F2 e confirme Sim em "Deseja salvar o registro atual?".

Para auditar: a aba Dados de alterações anteriores mostra o histórico de correções (quantidade anterior, motivo, data e usuário). Para analisar o estoque após o fechamento, use o Extrato de produto (Kardex).

ℹ️ Se o mês já estiver com o estoque fechado, o sistema refaz os procedimentos de fechamento e ajusta o estoque automaticamente.

Atalhos usados no processo

Tecla	Função
F6	Montar o cronograma / listar os itens
F2	Salvar / gravar
F5	Reabrir balanço fechado ou excluir balanço em aberto
Enter	Confirmar o código informado

Perguntas frequentes

Não consigo abrir o balanço. Veja a tabela de bloqueios: há pendências de entrada/saída, NF-e em contingência ou check-in sem entrada.

Abri o balanço e não consigo fechar. O fechamento só é liberado no dia seguinte à abertura.

O balanço foi cancelado ao abrir. A data informada era futura. Use a data de hoje ou anterior.

Errei a contagem de um item antes de finalizar. Em Contagem de balanço, use Sobrepor quantidade da contagem e informe a quantidade correta.

Errei após finalizar. Use Correção do balanço efetuado (seção 6).

Preciso refazer tudo. Excluir balanço em aberto ou reabrir o fechado são ações irreversíveis. Acione o Suporte antes.

Baseado na apostila "Treinamento EAD – Balanço" (Zetti Tech / Vetor Farma). Os processos do sistema mudam com frequência; em caso de dúvida consulte a base de conhecimento Vetor.